La présente politique de protection des renseignements personnels (ci-après la « Politique ») énonce comment le GMF Vallée-de-l’Or (Clinique Familiale des Pins, Clinique Médicale de l’Or et des Bois, Groupe de Médecine de Famille Universitaire et CLSC-Malartic) recueille, utilise, communique, conserve et détruit vos renseignements personnels. Pour faciliter la lecture, nous utiliserons les expressions « nous » ou « la clinique » de temps à autre dans la Politique.

Nous pouvons vous fournir de l’information complémentaire relativement au traitement de vos renseignements personnels, dans certains cas, au moment de recueillir vos renseignements personnels. Nous pouvons également obtenir votre consentement spécifique dans certains cas relativement à la collecte, l’utilisation, la communication et la conservation de vos renseignements personnels.

La Politique s’applique aux renseignements personnels que nous recueillons, peu importe la manière, que ce soit, par exemple en personne, par téléphone ou via notre site Web.

En acceptant cette Politique ou en nous fournissant des renseignements personnels après avoir eu l’opportunité de consulter la Politique ou tout autre avis complémentaire, vous acceptez que vos renseignements personnels soient traités conformément à la Politique et l’avis complémentaire.

1. À propos de nous

Voici nos informations d’identification complètes :

N’hésitez pas à communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels pour toute question ou commentaire que vous pourriez avoir concernant la Politique, la manière dont nous traitons vos renseignements personnels ou pour exercer vos droits concernant vos renseignements personnels.

Vous pouvez joindre notre responsable de la protection des renseignements personnels par courriel : 08_GMF_Vallee_de_l’Or@ssss.gouv.qc.ca <br/>ou par la poste à l’adresse mentionnée plus haut.

Nous formons et sensibilisons les membres de notre personnel et nos professionnels (y compris nos étudiants et nos stagiaires) par le biais des activités suivantes :

• Lecture de la Politique d’engagement à la confidentialité de notre GMF et signature de celles-ci;
• Rappel dans le DME des obligations de respect de confidentialité;
• Rappels dans les infos GMF.

2. Définitions importantes

Dans la Politique, on entend par :

« Incident de confidentialité » (i) l’accès non autorisé par la loi à un renseignement personnel; (ii) l’utilisation non autorisée par la loi d’un renseignement personnel; (iii) la communication non autorisée par la loi d’un renseignement personnel; ou (iv) la perte d’un renseignement personnel ou toute autre atteinte à la protection d’un tel renseignement.

« Renseignement personnel » tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier.

3. Comment allons-nous traiter vos Renseignements Personnels

Comment collectons-nous vos renseignements personnels	Notre personnel administratif vous demandera votre nom et adresse pour bien vous identifier. Les professionnels de la santé vous questionneront sur les informations relatives à votre santé et se doivent de consigner les informations dans votre dossier. Ces informations sont confidentielles et ne peuvent être consultées que par les professionnels de santé qui vous fournissent des soins.
Quels sont les renseignements personnels que nous collectons	Nom, prénom, numéro d’assurance maladie, adresse, numéro de téléphone, adresse courriel, pharmacie utilisée, antécédents personnels familiaux, signe vitaux. Les professionnels de la santé doivent rédiger une note médicale contenant les informations pertinentes sur votre santé. Les résultats de tests médicaux et les résultats de laboratoires se retrouvent aussi dans votre dossier. Ces informations sont consultées seulement par les professionnels de la santé qui vous fournissent des soins.
Auprès de qui collectons-nous vos renseignements personnels	Le patient lui-même ou la personne qui en a la charge s’il s’agit d’une personne mineure ou inapte.
Pourquoi collectons-nous vos renseignements personnels?	Vérification de l’identité des patients, administrer le dossier des patients, pouvoir rejoindre le patient ayant un résultat anormal. Pour ce qui est des renseignements médicaux, il sont nécessaires pour pouvoir comprendre votre santé dans sa globalité et vous offrir les meilleurs soins possibles, ainsi que d’assurer la continuité des soins.
Qu’arrive-t-il si vous ne consentez pas à la collecte de vos renseignements personnels?	Nous pourrions ne pas être en mesure de vous identifier correctement. Nous pourrions être dans l’impossibilité de vous joindre si nous devons vous communiquer des informations. Pour ce qui est des renseignements médicaux, le professionnel de la santé ne pourra pas vous offrir des soins optimaux s’il ne possède pas les informations relatives à votre dossier. À la limite, ceci pourrait être dangereux pour votre santé (ex : omettre de mentionner une allergie). Notez que nous n’utilisons plus de dossier papier.
Qui aura accès à vos renseignements personnels?	Le personnel administratif et le personnel soignant qui doit interagir avec vous (infirmiers, médecins, pharmaciens, travailleurs sociaux, …). Vos renseignements personnels apparaissent sur les demandes de références pour les médecins spécialistes ainsi que sur les différents tests médicaux demandés (ex : requête pour une prise de sang). Il en va de même pour la CNESST et la SAAQ. Les informations de votre dossier peuvent être partagées, en totalité ou en partie, avec les compagnies d’assurance, seulement si vous signez une autorisation de partage des renseignements. Certaines informations doivent être partagées avec les compagnies effectuant la facturation médicale et avec la Régie de l’assurance maladie du Québec. Le Groupe de médecine familiale Vallée-de-l’Or participe occasionnellement à des projets de recherche approuvés par un comité d’éthique. Dans ce contexte, le personnel de recherche pourrait avoir accès à certaines informations nominatives, pour obtenir votre approbation à la participation.
Comment allons-nous partager vos renseignements personnels avec des tiers?	Vos renseignements personnels sont intégrés à notre dossier médical électronique. Votre adresse courriel nous permettra de vous envoyer certaines informations si vous avez donné votre consentement. Certaines informations sont partagées avec les compagnies effectuant la facturation médicale et avec la Régie de l’assurance maladie du Québec. Sur demande et sous présentation de votre autorisation signée, nous pouvons partager les informations de votre dossier avec les compagnies d’assurance. Les résultats de laboratoires et la liste des médicaments sont accessibles aux professionnels de la santé et aux pharmaciens via le logiciel sécurité Dossier Santé Québec, à moins que vous ayez signifié votre désaccord à ce partage. Le Groupe de médecine familiale Vallée-de-l’Or participe occasionnellement à des projets de recherche approuvés par un comité d’éthique. Dans ce contexte, le personnel de recherche pourrait avoir accès à certaines informations nominatives, pour obtenir votre approbation à la participation.
Pendant combien de temps allons-nous conserver vos renseignements personnels	À vie, car toujours disponible dans le DME
Quels sont les risques liés au traitement de vos renseignements personnels	Malgré toutes les mesures que nous prenons, il nous est impossible de garantir totalement la protection de vos renseignements personnels (voir point 5).
Où allons-nous conserver vos renseignements personnels?	Les informations sont contenues dans notre dossier médical numérique sécurisé.

4. Quels produits technologiques utilisons-nous

Nom du logiciel	Nom du fournisseur	Utilités	Calendrier de mises à jour
Omnimed	Omnimed	Dossiers médicales électroniques	À chaque visite du patient

5. Mesures de sécurité et risques inhérents

Nous suivons les standards de sécurité dans notre secteur d’activités pour protéger les renseignements que nous recueillons et que nous recevons. Plus particulièrement, nous avons en place des mesures de protection physiques, techniques, informatiques et administratives appropriées afin de protéger vos renseignements personnels contre un incident de confidentialité.

Malgré ces mesures, compte tenu des risques inhérents à l’utilisation de systèmes informatiques, nous ne pouvons toutefois pas assurer ou garantir la sécurité et la confidentialité des renseignements que vous nous transmettez ou nous fournissez, et vous le faites à vos propres risques. Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées à l’article 1 de la Politique.

6. Comment et sous quelles conditions allons-nous communiquer vos renseignements personnels à des fins de sécurité publique ou de poursuite des infractions

6.1.         En cas de risque sérieux de mort ou de blessures graves

Nous pourrons communiquer un renseignement personnel que nous détenons en vue de protéger une personne ou un groupe de personnes lorsqu’il existe un motif raisonnable de croire qu’un risque sérieux de mort ou de blessures graves, lié notamment à une disparition ou à un acte de violence, dont une tentative de suicide, menace cette personne ou ce groupe et que la nature de la menace inspire un sentiment d’urgence.

Les renseignements peuvent alors être communiqués à la ou aux personnes exposées à ce risque, à leur représentant ou à toute personne susceptible de leur porter secours. Seuls les renseignements nécessaires aux fins poursuivies par la communication seront communiqués.

6.2.         Forces de l’ordre

Nous pourrons également communiquer un renseignement au Directeur des poursuites criminelles et pénales ou à une personne ou à un groupement chargé de prévenir, de détecter ou de réprimer le crime ou les infractions aux lois lorsque le renseignement est nécessaire aux fins d’une poursuite pour une infraction à une loi applicable au Québec.

Finalement, nous pourrons communiquer un renseignement à un corps de police lorsqu’il est nécessaire à la planification ou à l’exécution d’une intervention adaptée aux caractéristiques d’une personne ou de la situation, dans l’un ou l’autre des cas suivants:

[1° le corps de police intervient, à notre demande, pour nous apporter de l’aide ou du soutien dans le cadre des services que nous fournissons à une personne;

2°] nous agissions en concertation ou en partenariat avec le corps de police dans le cadre de pratiques mixtes d’interventions psychosociales et policières.

7. Vos renseignements personnels sont-ils transférés à l’extérieur du Québec?

Il se peut que vos renseignements personnels soient transférés à l’extérieur du Québec, seulement avec l’autorisation écrite du patient ou représentant légal.

8. Quels sont vos droits à l’égard de vos renseignements personnels?

La loi vous confère différents droits à l’égard de vos renseignements personnels. Vous disposez notamment des droits suivants :

• Accès : le droit de demander si nous détenons des renseignements personnels sur vous et, le cas échéant, de demander d’avoir accès à ces renseignements personnels.
• Rectification : le droit de demander de faire rectifier tout renseignement personnel incomplet ou inexact que nous détenons.
• Retrait du consentement : le droit de retirer votre consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements personnels détenus.
• Restriction ou refus d’accès : le droit de demander qu’un intervenant particulier ou qui appartient à une catégorie d’intervenants indiquée ne puisse avoir accès à un ou à plusieurs renseignements que vous aurez identifiés.
• Plainte : le droit de formuler une plainte adressée à notre responsable de la protection des renseignements personnels tel qu’identifié à l’article 1 en lien avec cette Politique ou de déposer une plainte auprès de la Commission de l’accès à l’information du Québec si vous croyez qu’une infraction aux lois sur la protection des renseignements personnels a été commise. Pour porter plainte auprès de la Commission d’accès à l’information (Québec), veuillez utiliser le formulaire approprié disponible à l’adresse suivante : Pour les citoyens | Commission d’accès à l’information du Québec (gouv.qc.ca)
• Portabilité : Vous avez le droit de demander que vos renseignements personnels vous soient communiqués ou qu’ils soient transférés à une autre organisation dans un format technologique structuré et couramment utilisé.

Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels la manière indiquée à l’article 1 de la présente Politique.

9. Comment utilisons-nous les témoins de navigation?

Notre site web utilise des témoins de navigation pour collecter des statistiques de fréquentation non nominatives.

10. Comment mettons-nous à jour la présente Politique sur la protection des renseignements personnels?

Nous pourrons, de temps à autre, modifier la Politique afin de refléter les changements dans nos processus d’affaires ou dans la loi.